CÔNG TÁC ĐOÀN VỤ
1. Công tác quản lý hồ sơ, sổ sách
1.1. Về hồ sơ, sổ sách của Chi đoàn
- Sổ Chi đoàn: Yêu cầu 100% Chi đoàn phải có Sổ Chi đoàn theo mẫu do Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành. Sổ Chi đoàn dùng cho Ban Chấp hành Chi đoàn theo dõi, quản lý các hoạt động của Chi đoàn, đoàn viên do Bí thư Chi đoàn quản lý. Trường hợp đi công tác xa, ủy nhiệm cho Phó Bí thư hoặc đồng chí Ủy viên Ban Chấp hành.
Sổ Chi đoàn có 13 bảng dùng để theo dõi: Danh sách đoàn viên; danh sách giới thiệu đoàn viên sinh hoạt tại nơi cư trú; danh sách tiếp nhận đoàn viên đến sinh hoạt tại nơi cư trú; theo dõi thu đoàn phí; theo dõi thu, chi; theo dõi đoàn viên chuyển đi; theo dõi đoàn viên mới kết nạp và chuyển sinh hoạt đến; theo dõi trưởng thành đoàn; theo dõi đoàn viên xóa tên; theo dõi trao thẻ đoàn viên; theo dõi kết quả thực hiện chương trình rèn luyện đoàn viên; theo dõi sinh hoạt Chi đoàn. Ngoài ra sổ Chi đoàn dùng để nghi chép các cuộc họp của Ban Chấp hành và sinh hoạt Chi đoàn.
- Sổ Đoàn viên: Yêu cầu 100% Đoàn viên phải có Sổ Đoàn viên do Ban Bí thư Trung ương Đoàn phát hành. Sổ đoàn viên do Đoàn cơ sở và Chi đoàn cơ sở quản lý.
Trong sổ đoàn viên có đầy đủ các nội dung, có cập nhật, bổ sung lý lịch đoàn viên và nhận xét, đánh giá, phân loại đoàn viên hàng năm của Chi đoàn, tình hình sinh hoạt tại nơi cư trú...có xác nhận của Đoàn cơ sở.
1.2. Về hồ sơ, sổ sách Đoàn cơ sở
Đoàn cơ sở phải có đầy đủ và sử dụng có hiệu quả các loại hồ sơ, sổ sách sau đây:
- Sổ biên bản họp ban thường vụ, Ban Chấp hành và các cuộc làm việc của ban thường vụ, Ban Chấp hành và đoàn cấp trên.
- Sổ theo dõi đoàn viên: Ghi đầy đủ và thường xuyên cập nhật danh sách đoàn viên của các Chi đoàn thuộc đoàn cơ sở; theo dõi kết nạp đoàn viên mới, trao thẻ đoàn viên, trưởng thành đoàn; triển khai thực hiện chương trình rèn luyện đoàn viên.
- Sổ quản lý cán bộ Đoàn: danh sách trích ngang các ủy viên Ban Chấp hành Đoàn cơ sở và các ủy viên Ban Chấp hành các Chi đoàn; danh sách kiện toàn, bổ sung Ban Chấp hành Đoàn cơ sở và Ban Chấp hành các Chi đoàn.
- Sổ quản lý văn bản và theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật.
1.3. Các loại tài liệu cần có
Từ Chi đoàn đến đoàn cấp huyện thường xuyên bổ sung và quản lý tốt các loại tài liệu nghiệp vụ của Đoàn; cần thiết phải có các loại tài liệu sau:
- Điều lệ Đoàn, Hướng dẫn thực hiện Điều lệ Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
- Điều lệ Hội và Hướng dẫn thực hiện Điều lệ Hội LHTN Việt Nam.
- Điều lệ Đội, Hướng dẫn thực hiện nghi thức Đội.
- Sổ tay Bí thư Chi đoàn.
- Hướng dẫn kỹ năng nghiệp vụ công tác tổ chức Đoàn.
- Đoàn viên cần biết.
- Hướng dẫn Đại hội Đoàn các cấp.
- Công tác phát triển đoàn viên mới.
- Tài liệu tham khảo, báo, tạp chí, và những ấn phẩm khác (do Đoàn cấp trên cung cấp và tự trang bị).
2. Tài chính của Chi đoàn và đoàn cơ sở
2.1. Thu đoàn phí
Theo Nghị quyết số 07 ngày 25/11/2010 của Ban Thường vụ Trung ương Đoàn, mức đóng đoàn phí đối với đoàn viên có lương là 5.000 đồng (năm nghìn đồng), đoàn viên không có lương là 2.000 đồng (hai nghìn đồng) một đoàn viên một tháng. Đoàn viên đang học tập, công tác, lao động ở nước ngoài: Mức đóng đoàn phí tối thiểu là 5.000 đồng (năm nghìn đồng) một đoàn viên một tháng.
Chi đoàn thu đoàn phí phải có sổ ghi chép và đoàn viên nộp đoàn phí phải ký tên trong sổ để tiện cho việc theo dõi, quản lý đoàn phí. Trường hợp đoàn viên có hoàn cảnh khó khăn thì được Ban Chấp hành đoàn cơ sở xét miễn đóng đoàn phí trong một thời gian nhất định nhưng không quá 6 tháng.
2.2. Mức trích nộp đoàn phí
Chi đoàn có trách nhiệm thu đoàn phí của đoàn viên và trích nộp đoàn phí lên cấp trên. Việc trích nộp đoàn phí được quy định như sau:
- Từ Chi đoàn trở lên, mỗi cấp được giữ lại 2/3 (hai phần ba) và nộp lên đoàn cấp trên trực tiếp là 1/3 (một phần ba) tổng số tiền đoàn phí do đoàn viên đóng hoặc trích nộp của tổ chức đoàn cấp dưới. Đoàn bộ phận, Đoàn cơ sở được giao quyền cấp trên cơ sở được giữ lại hai phần ba (2/3) đoàn phí trong số đoàn phí của cấp mình.
- Thời gian trích nộp đoàn phí của các cấp bộ đoàn được quy định:
+ Chi đoàn có trách nhiệm thu đoàn phí của đoàn viên 1 tháng 1 lần và trích nộp lên đoàn cơ sở mỗi tháng 1 lần.
+ Đoàn cơ sở, Đoàn cấp huyện và tương đương 3 tháng 1 lần.
+ Tỉnh, thành đoàn và cấp tương đương trích nộp đoàn phí lên Trung ương Đoàn 1 năm từ 1 đến 2 lần, thời hạn nộp cuối cùng là ngày 30 tháng 12 hàng năm.
2.3. Quản lý, sử dụng đoàn phí
Phần Đoàn phí được giữ lại ở Chi đoàn, đoàn cơ sở, đoàn cấp huyện là khoản tiền dùng để chi phí sinh hoạt và các hoạt động tập thể của Chi đoàn, đoàn cơ sở trong đó ưu tiên cho công tác thi đua khen thưởng. Chi đoàn, đoàn cơ sở, đoàn cấp huyện phân công cán bộ quản lý quỹ đoàn, định kỳ (6 tháng hoặc 1 năm) tại các buổi sinh hoạt Chi đoàn, cuộc họp đoàn cơ sở, đoàn cấp huyện cần thông báo tình hình thu, chi, trích nộp đoàn phí.